Privacyverklaring sollicitanten

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten gedurende de werving- en selectieprocedure voor een functie bij Twise Victory Publishing (hierna te noemen: “Twise”). Twise vindt de bescherming van jouw privacy belangrijk. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van uw persoonsgegevens dan ook serieus. Twise heeft daarom onder andere deze privacyverklaring voor sollicitanten opgesteld. 

Het doel van deze privacyverklaring is om transparant te zijn over de manier waarop Twise jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Ook leggen we uit hoe we voldoen aan privacywetgeving, zoals de AVG. Lees deze verklaring goed om te begrijpen hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. 

Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Wij informeren je door deze privacyverklaring bij de vacature op onze website te plaatsen.

Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

Over ons

Twise Victory Publishing B.V., handelend onder de naam Oei, ik Groei! en The Wonder Weeks, gevestigd aan het St. Walburgisplein 45 (6811BZ), te Arnhem (KvK: 58223169) is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die we van je ontvangen.

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende doelen.

1. Voor een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces. 

Voor dit doel verwerken wij jouw contactgegevens (zoals NAW, e-mailadres en telefoonnummer), de persoonsgegevens uit je cv en je motivatiebrief. 

Jouw cv en motivatiebrief sturen we door naar de General Manager. De sollicitatieprocedure kan eindigen door een afwijzing op basis van jouw brief of een gesprek, óf het aanbieden van een arbeidsovereenkomst. In het laatste geval start de fase van jouw dienstverband. 

Deze persoonsgegevens worden standaard tot twee maanden na de sluitingsdatum van de vacature bewaard. Op deze manier kunnen wij jou nog inhoudelijk te woord te staan als je gedurende deze periode vragen hebt over de uitkomst van jouw sollicitatie. Als de sollicitatie leidt tot een aanstelling worden de persoonsgegevens bewaard conform ons retentiebeleid. De juridische basis is het gerechtvaardigd belang van Twise bij een efficiënte uitvoering van de wervings- en selectieprocedure (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

2. Bewaren van jouw CV voor passende vacatures in de toekomst.

Het kan zijn dat we op dit moment nog geen passende vacature voor je hebben en je een open sollicitatie hebt gestuurd of dat we voor een vacature helaas toch voor iemand anders hebben gekozen. Als je schriftelijk toestemming geeft om jouw gegevens langer te bewaren, dan houden we jouw gegevens (waaronder CV, motivatiebrief en contactgegevens) in ons systeem om in de toekomst contact met je op te nemen als we denken dat wij een vacature hebben die voor jou interessant kan zijn of als we (externe) wervingsevenementen organiseren. 

We zullen jou in dit geval vragen om per e-mail akkoord te geven op het langer bewaren van jouw gegevens. Het schriftelijke akkoord vormt vanaf dan een onderdeel van jouw sollicitatiedossier. Na akkoord bewaren wij jouw gegevens maximaal 12 maanden. 

De juridische basis hiervoor is jouw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). Je hebt altijd het recht om je toestemming in te trekken. Dat kan je gemakkelijk doen door een e-mail te sturen naar [email protected]. In dat geval zullen wij jouw gegevens zo snel mogelijk uit onze systemen verwijderen en niet langer voor dit doel gebruiken.

Jouw rechten

Jij hebt het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met jouw gegevens doen en waarom we jouw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van deze privacyverklaring. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage (als je wilt weten welke gegevens we van jou verzamelen);
• Recht op rectificatie (we passen graag alle gegevens aan die niet meer kloppen);
• Recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kan je ons vragen om jouw gegevens te verwijderen);
• Recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag je ons vragen om het verwerken van jouw gegevens te beperken);
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (als je wilt kunnen we jouw gegevens doorgeven aan een andere partij of jou een kopie van jouw gegevens geven);
• Recht op bezwaar (in sommige gevallen mag je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens).

Wil je gebruik maken van een van jouw rechten, dan kan je contact met ons opnemen door te mailen naar [email protected]. We reageren altijd binnen een maand op jouw verzoek.

Met wie delen wij gegevens en waar slaan we ze op?

Twise verkoopt of verhandelt jouw persoonsgegevens niet aan een derde partij. Twise kan bepaalde persoonsgegevens delen met een leverancier of een serviceorganisatie die gebruik of vastlegging van jouw persoonsgegevens nodig heeft voor de hierboven in deze privacyverklaring beschreven doeleinden en in overeenstemming met relevante wetgeving. 

Overdragen van een (beperkt) deel van de door jou verstrekte persoonsgegevens kan nodig zijn voor het organiseren van (externe) wervingsevenementen waarvoor Twise kandidaten kan benaderen. Of, bijvoorbeeld om CV’s te sturen naar een manager die kandidaten zoekt voor een open vacature waarvoor je niet gesolliciteerd hebt.

In deze beperkte gevallen kan een specifieke leverancier of een serviceorganisatie toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens. Voordat Twise jouw gegevens deelt met zo’n derde partij zal Twise zich verzekeren dat deze partij gehouden is aan strikte beveiligingsstandaards. 

Twise kan verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen, zoals overheidsinstanties in overeenstemming met relevante wetgeving. Het kan ook noodzakelijk zijn dat Twise jouw persoonsgegevens moet overdragen om de wettige rechten van Twise te beschermen, opnieuw in overeenstemming met de relevante wetgeving.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de zgn. ‘verwerkers’), sluiten wij (voor zover dit nodig is) verwerkingsovereenkomsten. Dit doen we zodat wanneer wij gegevens aan hen verstrekken, onder meer goed is vastgelegd dat zij deze gegevens ook goed beveiligen en zij tijdig melding bij ons moeten doen bij een (vermoeden van een) datalek.

Hoelang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens gedurende de werving- en selectieprocedure en een periode van 2 maanden na het beëindigen van de procedure. Met jouw toestemming bewaren we jouw gegevens een aanvullende 12 maanden voor eventuele toekomstige vacatures.

Hoe beschermen we jouw gegevens?

Op grond van artikel 32 AVG zijn wij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. 

Alleen werknemers die daartoe van ons een bevoegdheid hebben gekregen, hebben toegang tot de gegevens. Zij hebben ook een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Dit beschermingsniveau stellen wij ook periodiek bij wanneer dit nodig is. 

Onze organisatie is zo ingericht dat wij er alles aan doen om inbreuken op de beveiliging, een zgn. datalek, te voorkomen. Indien er sprake is van een datalek, dan zullen wij handelen volgens het Protocol datalekken.

Contact en klachten

Als je vragen hebt over dit privacy statement of jouw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kan je contact met ons opnemen via [email protected].

Bij klachten over bijvoorbeeld de manier waarop wij jouw gegevens gebruiken of hoe wij reageren op privacy gerelateerde vragen, kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Arnhem, Juni 2022